A participação em feiras, exposições, congressos e demais eventos é uma ótima oportunidade para promover a sua marca, fazer networking, conhecer tendências do mercado e gerar leads qualificados.

Contudo, para que sua presença proporcione resultados significativos, é necessário mais do que ter um estande; é fundamental realizar um planejamento estratégico, acompanhado de uma execução impecável e uma organização minuciosa.

E foi pensando nisso que preparamos um checklist completo para ajudar a sua empresa a se destacar em qualquer feira, do pré ao pós-evento. Acompanhe com atenção!

1º) Defina objetivos claros

Antes de qualquer coisa, saiba por que a sua empresa deseja fazer parte do evento. Os objetivos devem ser bem definidos, afinal, irão guiar todo o planejamento e ajudarão a medir os resultados.

Os principais objetivos podem ser, por exemplo:

• gerar leads ou novos contatos comerciais;
• reforçar o posicionamento da marca;
• lançar um novo produto e/ou serviço;
• realizar networking com parceiros estratégicos;
• aumentar a visibilidade no mercado.

Lembre-se, ainda, de escolher indicadores-chave de desempenhos (KPIs) que possam ser mensurados após o evento, como o número de leads captados ou volume de vendas.

2º) Escolha a feira ou evento certo

É importante compreender que nem todo evento será ideal para sua empresa. Por isso, avalie atentamente o público-alvo da feira e se ele é compatível com a sua persona, o histórico de edições anteriores (expositores, alcance, número de visitantes etc.), o investimento necessário e se existem concorrentes diretos como participantes.

Uma estratégia válida é participar como visitante de uma edição anterior antes de se tornar expositor, a fim de conhecer o evento com mais segurança e detalhes.

3º) Planeje-se

A participação em um evento demanda tempo. Então, comece o planejamento com um prazo considerável de antecedência. Um passo a passo pode ajudar:

• contrate o espaço;
• organize a cenografia;
• planeje o transporte e a logística;
• defina os materiais promocionais;
• selecione a equipe que estará presente;
• reserve hotéis e passagens (se necessário);
• crie um cronograma de divulgação e ações antes do evento.

4º) Tenha um estande funcional e atrativo

O estande deve ser visto como o cartão de visitas da sua empresa durante a feira. Além de bonito, ele precisa ser funcional e transmitir a identidade da marca.

Sendo assim, é importante considerar:

• um layout que favoreça a circulação dos visitantes;
• espaço para atendimento e demonstração dos produtos;
• materiais interativos e multimídia;
• brindes e atrativos;
• uniformização e identidade visual.

Procure pensar na experiência do visitante; assim, quanto mais envolvente e interativa for a visita, maiores as chances de engajamento.

5º) Capacite a sua equipe

Tenha em mente que a sua equipe será o rosto da sua empresa no evento. Por isso, ela deve estar preparada para representar a marca de forma profissional.

Antes da feira, é preciso realizar treinamentos, por exemplo, sobre abordagem, discurso comercial, alinhamento do tom de voz e das mensagens que devem ser transmitidas, além de estabelecer metas e expectativas para cada integrante do time.

Já durante o evento, indica-se monitorar o desempenho da equipe, promover rodízios de turnos para que ela descanse e estimular o uso de ferramentas para captar leads.

6º) Tenha materiais de apoio e divulgação

Materiais de qualidade são essenciais para deixar uma boa impressão. É válido investir em cartões de visita atualizados, catálogos, folders ou apresentações institucionais, brindes personalizados, vídeos ou apresentações nas telas e monitores.

É importante, ainda, realizar uma boa divulgação antes e durante o evento. Para isso, algumas sugestões são:

• crie uma landing page específica para o evento;
• envie e-mails para a base de convidados;
• faça postagens nas redes sociais e utilize a hashtag oficial do evento;
• prepare materiais de imprensa (se necessário).

7º) Acompanhe todo o desempenho durante o evento

O acompanhamento em tempo real sobre o que está ou não funcionando permite que ajustes rápidos sejam realizados. O monitoramento pode avaliar o volume de visitantes no estande, o tempo médio de permanência, o número de interações ou demonstrações e a quantidade de leads coletados.

Para isso, reúna a equipe diariamente para que alinhamentos rápidos e identificação de melhorias sejam realizados.

8º) Pós-evento (follow-up)

Como vimos até aqui, o sucesso da sua presença não termina no último dia da feira. O pós-evento é uma etapa decisiva para converter leads em resultados reais.

Algumas etapas podem ser fundamentais, como:

• compilar todos os dados dos leads e qualificá-los;
• contatar os leads de forma rápida;
• enviar e-mails personalizados agradecendo a presença;
• compartilhar materiais complementares, como catálogos, cases e propostas;
• marcar reuniões ou apresentações.

Em resumo, a participação em feiras e eventos corporativos é uma ótima estratégia para empresas que querem crescer e conquistar novos clientes. Mas essa ação exige comprometimento e planejamento estratégico.

Com esse checklist que colocamos aqui, a sua empresa estará preparada para aproveitar ao máximo as oportunidades e transformar presença em resultados.

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